Pháp lý
Chính sách bảo mật thông tin
Cập nhật lần cuối: 18.08.2026
1. Đơn vị thu thập và quản lý thông tin
| Tên thương nhân | CÔNG TY TNHH MEM GROUP |
|---|---|
| Mã số doanh nghiệp | 0111387754 |
| Trụ sở | Số 89, Tổ dân phố Hoàng 8, Phố Tôn Quang Phiệt, Phường Nghĩa Đô, TP. Hà Nội, Việt Nam |
| Địa chỉ tại Đức | An d. Alten Weed 18, 91438 Bad Windsheim, CHLB Đức |
| Người đại diện | Ông Nguyễn Cao Hiến Anh |
| Liên hệ về dữ liệu | congtymem@gmail.com · +84 849 709 526 |
2. Mục đích thu thập thông tin
- Tạo và quản lý tài khoản, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
- Xử lý ảnh chứng từ để trích xuất dữ liệu, theo dõi giá và tạo báo cáo;
- Chuyển gói chứng từ định kỳ tới kế toán thuế do khách hàng chỉ định;
- Thanh toán, xuất hóa đơn và kế toán nội bộ;
- Hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng và xử lý khiếu nại;
- Cải thiện chất lượng dịch vụ và bảo đảm an toàn hệ thống.
3. Phạm vi thông tin thu thập
| Nhóm | Nội dung |
|---|---|
| Thông tin tài khoản | Họ tên, tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, ngôn ngữ sử dụng |
| Thông tin kế toán thuế | Tên văn phòng và email của Steuerberater do khách hàng cung cấp |
| Dữ liệu nghiệp vụ | Ảnh hóa đơn nhập hàng và dữ liệu trích xuất: nhà cung cấp, ngày, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất |
| Dữ liệu kỹ thuật | Nhật ký truy cập, địa chỉ IP, loại thiết bị/trình duyệt, thời điểm thao tác |
| Thông tin thanh toán | Thông tin hóa đơn và trạng thái thanh toán. Chúng tôi không lưu số thẻ tín dụng — việc này do đơn vị thanh toán trung gian thực hiện. |
Lưu ý về nội dung chứng từ: Ảnh hóa đơn nhập hàng chủ yếu chứa dữ liệu doanh nghiệp (tên nhà cung cấp, mặt hàng, giá). Trường hợp chứng từ vô tình chứa dữ liệu cá nhân (ví dụ tên người nhận hàng, chữ ký), thông tin này được xử lý cùng mục đích và bảo vệ như các dữ liệu khác.
4. Thời gian lưu trữ
- Ảnh chứng từ và dữ liệu nghiệp vụ: lưu trong suốt thời gian hợp đồng. Do khách hàng có nghĩa vụ lưu trữ chứng từ theo pháp luật Đức (GoBD), hệ thống được thiết kế để lưu bất biến và không cho phép xóa hoặc sửa đè bản gốc.
- Sau khi chấm dứt hợp đồng: khách hàng có 30 ngày để tải toàn bộ dữ liệu; sau đó dữ liệu có thể bị xóa, trừ phần phải giữ theo quy định pháp luật hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của khách hàng.
- Nhật ký kỹ thuật: tối đa 90 ngày.
- Chứng từ kế toán của chính chúng tôi: theo thời hạn luật định.
5. Bên thứ ba có thể tiếp cận thông tin
Chúng tôi không bán, không trao đổi thông tin khách hàng. Thông tin chỉ được chia sẻ với các đơn vị sau trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ:
| Đơn vị | Mục đích | Vị trí xử lý |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Lưu trữ ứng dụng, cơ sở dữ liệu và ảnh chứng từ | Đức |
| Namecheap, Inc. | Lưu trữ website giới thiệu | Hoa Kỳ |
| Formspree Inc. | Chuyển tiếp thông tin từ biểu mẫu liên hệ | Hoa Kỳ |
| Anthropic PBC | Trích xuất dữ liệu từ ảnh chứng từ bằng trí tuệ nhân tạo | Hoa Kỳ — xem mục 6 |
| Stripe Payments Europe Ltd. · PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. | Xử lý thanh toán | EU / quốc tế |
| Kế toán thuế (Steuerberater) do khách hàng chỉ định | Nhận gói chứng từ định kỳ theo yêu cầu của khách hàng | Đức |
| Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Khi có yêu cầu hợp pháp | — |
6. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Để trích xuất dữ liệu từ ảnh chứng từ, ảnh có thể được chuyển tới nhà cung cấp dịch vụ trí tuệ nhân tạo có máy chủ đặt ngoài Liên minh châu Âu. Việc chuyển dữ liệu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng xử lý dữ liệu và các điều khoản bảo vệ dữ liệu tiêu chuẩn. Dữ liệu chỉ được dùng để trả kết quả trích xuất cho chúng tôi.
7. An toàn thông tin
- Kết nối được mã hóa SSL/TLS;
- Dữ liệu của mỗi khách hàng được tách biệt hoàn toàn ở tầng cơ sở dữ liệu;
- Truy cập ảnh chứng từ qua đường dẫn có ký số, có thời hạn;
- Sao lưu hàng ngày, có quy trình khôi phục;
- Chỉ nhân sự được phân quyền mới tiếp cận dữ liệu, phục vụ mục đích hỗ trợ kỹ thuật.
8. Quyền của khách hàng
- Yêu cầu biết thông tin nào đang được lưu và tải bản sao;
- Yêu cầu chỉnh sửa thông tin sai;
- Yêu cầu xóa thông tin, trừ phần phải giữ theo nghĩa vụ lưu trữ pháp lý;
- Rút lại sự đồng ý đã cấp trước đó;
- Khiếu nại nếu cho rằng thông tin bị xử lý không đúng.
Gửi yêu cầu tới congtymem@gmail.com. Chúng tôi phản hồi trong vòng 3 ngày làm việc và xử lý trong tối đa 15 ngày làm việc. Khách hàng ở Đức/EU xem thêm quyền theo DSGVO tại Datenschutzerklärung.
9. Cookie
Website sử dụng cookie kỹ thuật cần thiết cho việc đăng nhập và duy trì phiên làm việc. Cookie phân tích hoặc quảng cáo chỉ được đặt khi có sự đồng ý của người dùng.
10. Thay đổi chính sách
Chính sách có thể được cập nhật. Thay đổi quan trọng sẽ được thông báo qua email hoặc trong ứng dụng trước khi có hiệu lực. Phiên bản mới nhất luôn được công bố tại trang này.